miércoles, 9 de diciembre de 2009

MATRIZ DE LIMITACIONES Y CAUSAS

Titulo de la actividad: Matriz de limitaciones y causas.
Objetivo: Conocer las caracteristicas de la matriz de limitaciones y causas.
Actividades: Leer el Texto e Investigar.

MATRIZ DE LIMITACIONES Y CAUSAS

Al terminar de analizar cada función con los resultados expresados en porcentajes, se llevarán a una matriz de limitaciones y causas cuya forma gráfica se presenta a continuación.


En el cuadro de porcentajes absolutos se anotarán los resultados de cada uno de los análisis factorial y causal.
E = Porcentaje de eficiencia de la función según el análisis factorial.
F = Número de la función analizada.
Matriz = Porcentajes de la función analizada.

En el cuadro de porcentajes relativos anotaremos lo siguiente:
D = Porcentaje de deficiencia de cada función, o sea (1-E)
F = Número de la función analizada
Matriz = Producto de multiplicar el porcentaje de la influencia limitante de la matriz anterior, por (D) el porcentaje de la deficiencia de la función.

Los porcentajes relativos de cada columna se suman y esta suma se divide entre la suma total de las diez columnas para tener el porcentaje de influencia negativa de cada función en el resto de las funciones. Esta cantidad señala, por lo tanto, cuáles son las funciones más limitantes, a las que deben enfocarse las acciones correctivas preferentemente.

Si se desea tener las funciones más limitantes por número de funciones a las que limita, además de su porcentaje, debe sumarse el número de productos que aparece en cada columna.

A continuación se determinan los porcentajes en que cada función limita a la función estudiada. Estos porcentajes serán igual al total de cruces por columna dividido entre la suma total de cruces de las diez columnas.

RED DE LIMITACIONES

Uno de los problemas más difíciles de un diagnóstico no es únicamente conocer y clasificar las causas y efectos, así como sus orígenes, sino la interpretación integral y condiciones que privan en la empresa, ya que existen nueve funciones internas, también existe la posibilidad de un número muy grande de combinaciones y permutaciones de dichos elementos en sus causas y efectos.
Para conocer estas combinaciones y las posibles series y círculos viciosos se usa la red de limitaciones que es una representación gráfica de la matriz de limitaciones con porcentajes relativos.
Cuando una función se limita a sí misma se marca con doble círculo. En la gráfica aparecen los porcentajes de influencia negativa al final de la flecha. Una línea en doble flecha señala dos actividades que se limitan mutuamente.

FIJACIÓN DE METAS

Después de haber determinado los síntomas y sus causas y haber representado gráficamente las limitaciones entre las funciones, ya se tiene una base, lo suficientemente sólida para poder definir metas, tanto cualitativas como cuantitativas, con el fin de eliminar las causas que ha originado la no amornización en la operación de las funciones.

La eliminación de las causas se hará tomando en cuenta principalmente las limitaciones más importantes, ya sea círculos viciosos, funciones que limitan al mayor número de funciones, funciones más limitadas, etc.

Por lo general las causas cuantificables son eliminadas con metas cuantitativas y las causas no cuantificables son eliminadas con metas cualitativas; aunque también habrá ocasiones en que una causa cuantificable se elimina con una acción cualitativa, como por ejemplo, la causa de un bajo volumen de ventas puede eliminarse mediante la acción de adiestramiento de vendedores o un aumento de la comisión que se les paga.

Entre las metas de tipo más frecuente podemos señalar:

• Políticas para el desarrollo del personal
• Mejorar las relaciones humanas
• Estudiar las relaciones públicas
• Definir políticas de fijación de precios
• Definición de responsabilidades

Como metas cuantitativas podemos indicar como más frecuentes:

• Obtener un financiamiento a largo plazo
• Vender un volumen determinado de artículos
• Reducir un porcentaje del desperdicio
• Evitar las devoluciones de los clientes
• Ampliar la capacidad de producción

PLANEACIÓN DE ACCIONES

La determinación de metas deben siempre ser acompañadas por una planeación detallada de las acciones a efectuar y que culmina en el cumplimiento de la meta fijada.

Esta planeación deberá llevarse a cabo elaborando un programa detallado que sirva para orientar y controlar todas las actividades operacionales necesarias.

Los aspectos fundamentales que incluirá un programa de este tipo son:

miércoles, 2 de diciembre de 2009

DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA

Titulo de la actividad: Analisis Factorial y el Diagnóstico de la empresa.
Objetivo: Conocer las caracteristicas del anialisis factorial en la Productividad.
Actividades: Leer el Texto e Investigar.
Producto: Desarrollar y aplicar un cuestionario de 10 reactivos a una muestra de 10 personas, poesteriormente aplica la formula de la Eficiencia.
Fecha de entrega: Lunes 08 de Diciembre.

EL ANÁLISIS FACTORIAL Y EL DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA

Se ha tratado constantemente de anunciar teorías y reglas, sobre la manera de optimizar la operación de una empresa, tanto en su conjunto como en cada una de sus partes. Sin embargo no todas las teorías han coincidido en su enfoque principal, ya que algunas se ocupan de problemas tecnológicos de producción, otras consideran a la contabilidad como el elemento vital, otras a las ventas, para otros autores al aspecto humano es tomado como el aglutinante que permite la unión de los elementos tecnológicos y administrativos. Sin embargo se señalan como principales factores del incremento de la productividad a:

a. El perfeccionamiento tecnológico o progreso técnico.
b. La relación de la organización técnica y administrativa.
c. La división del trabajo.
d. El aumento del rendimiento personal de los trabajadores.
e. La correcta organización gremial obrera.
f. La solidaridad y espíritu de colaboración dentro de la empresa, entre patrones y obreros.
g. El grado de ocupación total.
h. La elasticidad de adaptación de la mano de obra.
i. El aumento de la capacidad de ahorro y su correcta utilización para acrecentar la mecanización.
j. El progreso en la economía nacional e internacional.
k. La distribución equitativa de los beneficios resultantes de una mayor productividad, entre el capital, el trabajo y los consumidores.

Existe un método de diagnosticar una empresa por medio del Análisis Factorial aplicado a las funciones básicas de la misma.

Mediante el análisis factorial es posible determinar la acción e interacción de todas y cada una de las funciones que participan en la actividad económica de la empresa y proporcionar a la dirección una guía que la oriente hacia la óptima administración de dichas funciones.

Las características principales de este método es el considerar que la resultante de la operación de una empresa es la combinación de muchos esfuerzos internos orientados en diferentes direcciones y en los que una acción particular e independiente no forzosamente trae consigo un cambio en este resultante.

Las funciones consideradas posiblemente no coincidan con otros criterios de análisis, pero aunque todos ellos se basan en un pensamiento lógico, la agrupación de las actividades en funciones arbitraria y como todas, discutible si no se satisface el objetivo para el cual ha sido hecha.



LOCALIZACIÓN DE FUNCIONES

Para la localización real de las funciones se hará uso de la definición de la función y del organigrama de la empresa. Por ejemplo, la función Dirección se encuentra localizada en todos los niveles y puestos que tienen bajo su responsabilidad a un grupo de hombres.

El algunas empresas, sobre todo pequeñas, el gerente-dueño centraliza toda la responsabilidad de la Dirección, y por lo tanto, en este caso la fuente de información será dicho gerente.

Otro ejemplo, la función de personal está localizada en diferentes puntos y niveles que pueden ser la gerencia, contabilidad, departamento legal, producción y seguridad industrial. En este caso es necesario definir con claridad los puestos involucrados.

En términos generales, la localización y definición de funciones puede ser hecha o asesorada por las siguientes personas:



RECOPILACIÓN DE DATOS.

Un diagnóstico, así como cualquier otro análisis, no podrá ser mejor que la veracidad y oportunidad de la información con que se cuente.

La recopilación de datos debe ser hecha directamente con los responsables de las funciones mediante cuestionarios que investiguen poca o buena eficiencia de los elementos y sus componentes. Pueden utilizarse los cuestionarios otros que sean diseñados con la misma finalidad para un caso específico.

ANÁLISIS FACTORIAL

Para el análisis de los factores recopilados en los cuestionarios, se valorizarán los elementos y componentes en existentes e inexistentes. Los elementos existentes serán estimados en grados de satisfacción: bueno, regular, y malo, a criterio del responsable de la función.
Los elementos satisfactorios valen un punto, los regulares medio punto y los malos un cuarto de punto. Los elementos inexistentes no tienen valor. El cálculo del porcentaje de eficiencia de la función o de sus elementos se hace mediante la siguiente fórmula:


en donde:

E= porcentaje de eficiencia.
a= número de elementos satisfactorios.
b= número de elementos regulares.
c= número de elementos malos.
n= número total de elementos analizados.