Objetivo: Conocer las caracteristicas de la matriz de limitaciones y causas.
Actividades: Leer el Texto e Investigar.
MATRIZ DE LIMITACIONES Y CAUSAS
Al terminar de analizar cada función con los resultados expresados en porcentajes, se llevarán a una matriz de limitaciones y causas cuya forma gráfica se presenta a continuación.
En el cuadro de porcentajes absolutos se anotarán los resultados de cada uno de los análisis factorial y causal.
E = Porcentaje de eficiencia de la función según el análisis factorial.
F = Número de la función analizada.
Matriz = Porcentajes de la función analizada.
En el cuadro de porcentajes relativos anotaremos lo siguiente:
D = Porcentaje de deficiencia de cada función, o sea (1-E)
F = Número de la función analizada
Matriz = Producto de multiplicar el porcentaje de la influencia limitante de la matriz anterior, por (D) el porcentaje de la deficiencia de la función.
Los porcentajes relativos de cada columna se suman y esta suma se divide entre la suma total de las diez columnas para tener el porcentaje de influencia negativa de cada función en el resto de las funciones. Esta cantidad señala, por lo tanto, cuáles son las funciones más limitantes, a las que deben enfocarse las acciones correctivas preferentemente.
Si se desea tener las funciones más limitantes por número de funciones a las que limita, además de su porcentaje, debe sumarse el número de productos que aparece en cada columna.
A continuación se determinan los porcentajes en que cada función limita a la función estudiada. Estos porcentajes serán igual al total de cruces por columna dividido entre la suma total de cruces de las diez columnas.
RED DE LIMITACIONES
Uno de los problemas más difíciles de un diagnóstico no es únicamente conocer y clasificar las causas y efectos, así como sus orígenes, sino la interpretación integral y condiciones que privan en la empresa, ya que existen nueve funciones internas, también existe la posibilidad de un número muy grande de combinaciones y permutaciones de dichos elementos en sus causas y efectos.
Para conocer estas combinaciones y las posibles series y círculos viciosos se usa la red de limitaciones que es una representación gráfica de la matriz de limitaciones con porcentajes relativos.
Cuando una función se limita a sí misma se marca con doble círculo. En la gráfica aparecen los porcentajes de influencia negativa al final de la flecha. Una línea en doble flecha señala dos actividades que se limitan mutuamente.
FIJACIÓN DE METAS
Después de haber determinado los síntomas y sus causas y haber representado gráficamente las limitaciones entre las funciones, ya se tiene una base, lo suficientemente sólida para poder definir metas, tanto cualitativas como cuantitativas, con el fin de eliminar las causas que ha originado la no amornización en la operación de las funciones.
La eliminación de las causas se hará tomando en cuenta principalmente las limitaciones más importantes, ya sea círculos viciosos, funciones que limitan al mayor número de funciones, funciones más limitadas, etc.
Por lo general las causas cuantificables son eliminadas con metas cuantitativas y las causas no cuantificables son eliminadas con metas cualitativas; aunque también habrá ocasiones en que una causa cuantificable se elimina con una acción cualitativa, como por ejemplo, la causa de un bajo volumen de ventas puede eliminarse mediante la acción de adiestramiento de vendedores o un aumento de la comisión que se les paga.
Entre las metas de tipo más frecuente podemos señalar:
• Políticas para el desarrollo del personal
• Mejorar las relaciones humanas
• Estudiar las relaciones públicas
• Definir políticas de fijación de precios
• Definición de responsabilidades
Como metas cuantitativas podemos indicar como más frecuentes:
• Obtener un financiamiento a largo plazo
• Vender un volumen determinado de artículos
• Reducir un porcentaje del desperdicio
• Evitar las devoluciones de los clientes
• Ampliar la capacidad de producción
PLANEACIÓN DE ACCIONES
La determinación de metas deben siempre ser acompañadas por una planeación detallada de las acciones a efectuar y que culmina en el cumplimiento de la meta fijada.
Esta planeación deberá llevarse a cabo elaborando un programa detallado que sirva para orientar y controlar todas las actividades operacionales necesarias.
