jueves, 26 de noviembre de 2009

PRODUCTIVIDAD

Titulo de la actividad: Productividad.
Objetivo: Conocer las caracteristicas y concepto de la Productividad.
Actividades: Leer el Texto e Investigar.


Diagnóstico de la productividad

El diagnóstico de la productividad nos permite conocer la efectividad con que se están utilizando los recursos involucrados en nuestra empresa, y las cantidades físicas de productos que producimos con los recursos involucrados.
La competencia a nivel mundial hace que el tema de la productividad sea la base y meta actual en las organizaciones. Para lograr aumentar los índices de productividad es indispensable primero saber el grado o índice de productividad con que cuenta nuestra empresa, para ello, es necesario llevar a cabo un diagnóstico de la productividad, pero ¿cómo conceptualizar la productividad?.

Conceptos

El establecer una definición concreta de productividad, limitaría el concepto en sí, el concepto clásico esta expresado en la siguiente fórmula:



Un incremento de la productividad se puede lograr de dos maneras:
  1. Aumentando las cantidades físicas.
  2. Reduciendo el insumo físico.
Principios

Todo progreso y mejora o alcance en la productividad, puede apreciarse únicamente mediante la comparación del antes y después. La ejecución de una función puede valuarse comparándola con algún nivel normativo.
La comparación entre lo ocurrido antes y después, o bien entre el resultado real del desempeño de la función, y una norma expresada en los mismos términos, y en idénticas unidades, permite una medición impersonal y precisa que puede usarse como base para informes o aseveraciones.
La calidad puede variar mientras la cantidad de insumos y salidas permanece constante.
Los elementos externos pueden causar un crecimiento o disminución en la productividad, por lo cual, el sistema en estudio, puede no ser directamente responsable. Y pueden hacer falta unidades precisas de medición.

Metodología

El objetivo principal del método consiste en definir las causas de una baja productividad, y conociéndolas, establecer las bases para aumentarla.
Variables de la productividad:
  • Mano de obra.
  • Capital.
  • La administración.
Etapas del diagnóstico de productividad.


  1. Localización de funciones. Se hará uso de la definición de la función y del organigrama de la empresa.Recopilación de datos. Deberá ser hecha directamente con los responsables de las funciones mediante cuestionarios que investiguen la eficiencia de los elementos y sus componentes.


  2. Análisis factorial. Para el análisis de los factores recopilados en los cuestionarios, se valorarán los componentes en existentes e inexistentes. Los elementos existentes se estimarán en grados de satisfacción bueno regular o malo, a criterio de los responsables de la función. Los elementos satisfactorios valen un punto, los regulares medio punto, y los malos un cuarto de punto. Los elementos inexistentes no tienen valor.


  3. Análisis Causal. Para ello se enlistan las funciones, indicando al lado de cada función si ésta origina limitaciones a la productividad, y se determinan los porcentajes en que cada función limita a la función estudiada.


  4. Matriz de limitación y causa. Se elabora una matriz de limitaciones de las funciones y sus causas.


  5. Red de limitaciones. Uno de los problemas de un diagnóstico no es tan sólo conocer y clasificar las causas y los efectos, así como su origen, lo más difícil es la interpretación integral y condiciones que privan en la empresa, las cuales afectan directamente o indirectamente a la productividad. De la red de limitaciones podemos distinguir


    • Si una función se limita a sí misma.


    • Dos funciones se limitan mutuamente.


    • Formación de círculo vicioso de limitaciones entre todas las funciones de la empresa.


  6. Fijación de metas. Después de haber determinado los síntomas y sus causas y de haber representado gráficamente las limitaciones entre las funciones, ya se tienen las bases para definir las metas tanto cualitativa como cuantitativamente, con el fin de eliminar las causas que ha originado la falta de armonía en la operación de las funciones, por ejemplo la causa de un bajo volumen de ventas puede eliminarse mediante el adiestramiento de vendedores, y no con un aumento en la fuerza de ventas o un aumento en la comisión.


  7. Planeación de acciones. La determinación de metas debe ser acompañada por una planeación detallada de las acciones a efectuar y que culmina con el cumplimiento de la meta fijada. Se debe elaborar un programa que incluya, entro otros elementos, el tiempo, responsabilidad, lugar, colaboración, alternativas control y las acciones paralelas es decir otros planes y programas que se tengan que llevar a cabo para alcanzar las meta.

viernes, 20 de noviembre de 2009

ANÁLISIS FACTORIAL

Titulo de la actividad: Análisis Factorial.
Objetivo: Conecer el concepto y los criterios del análisis factorial.
Actividades: Leer el Texto e Investigar.

Análisis Factorial

Otro de los métodos para evaluar la eficiencia y la eficacia con que operan las organizaciones es el método del análisis factorial.

Conceptos

El método de análisis factorial “consiste en examinar y evaluar los factores que intervienen e influyen en la administración de un organismo social y que son:
1. Medio ambiente: conjunto de influencias externas que actúan sobre la operación de la empresa.
2. Política y dirección: orientación y manejo de la empresa mediante la dirección y vigilancia de sus actividades.
3. Productos y procesos: selección y diseño de los bienes que se han de producir y de los métodos usados en la fabricación de los mismos.
4. Financiamiento: manejo de los aspectos monetarios y crediticios.
5. Medios de producción: como inmuebles, equipo, maquinaria, herramienta e instalaciones de servicios.
6. Fuerza de trabajo: personal ocupado en la empresa.
7. Suministros: materias primas, materiales auxiliares y servicios.
8. Actividad productora: transformación de los materiales en productos que puedan comercializarse.
9. Mercado: orientación y manejo de la venta y la distribución de los productos.
10. Contabilidad y estadística: comprende el registro e información de los hechos y operaciones económicas y financieras de la empresa.

Principios

El análisis factorial se debe realizar a partir del rendimiento y la productividad del conjunto de operaciones de la empresa. Los factores a evaluar pueden variar de acuerdo con el giro de la empresa. La objetividad del auditor es indispensable al evaluar cada factor. Es importante considerar el enfoque holísitico de las organizaciones en el sentido de que un factor influye en los resultados de otro.

Metodología

1. Planeación de la investigación.

  •  Definir la materia, objeto de la investigación.
  •  Definir el propósito final de la investigación.
  •  Determinar el tiempo disponible para la investigación.
  •  Planear las fases y el volumen de trabajo.
  •  Determinar los medios de investigación e información y la facilidad para obtenerlos.
  •  Obtener la autorización necesaria para la orientación y el programa a que se sujetará la investigación.
2. Análisis del tema objeto de la investigación

  • Determinación de los factores pertinente al tema y a su operación.
  • Averiguar las funciones de cada factor.
  • Determinar la información mínima necesaria.
  • Recopilar la información.
  • Verificarla.
  • Asegurarse de qué está completa.
3. Examen de cada uno de los factores

  •  Hasta qué grado concuerda la operación de los factores.
  •  Qué tendencia se registra en el campo de cada factor.
  •  Qué evolución ocurre en los campos relacionados.
  •  Cuáles elementos del factor están estimulando la operación.
  •  Cuáles elementos del factor ejercen una influencia limitadora.
  •  Qué objetivos deberán lograrse en el campo de cada factor.
  •  De qué medios se dispone para alcanzar estos objetivos.
4. Cambios de hallazgos para diagnosticar sobre el total de las operaciones

  •  Cuál parece ser la capacidad óptima de acuerdo con los objetivos de operación.
  •  Cuál es la ejecución total real.
  •  Cuáles son los factores indicadores.
  •  Qué factores deben estudiarse con mayor detalle.
  •  Qué objetivos pueden alcanzarse con el empleo de los medios disponibles.
  •  Examinar el total de los hallazgos encontrados, en cooperación con otros especialistas.
 5. Presentación del informe.

  •  Prepara documentos para la discusión y diagramas para su presentación.
  •  Señalar claramente que hallazgos y diagnósticos están sujetos al juicio de las personas responsables de la ejecución de las operaciones que se investigan.
  •  Exponer el desarrollo de los hallazgos.
  •  Obtener el acuerdo de las diferentes opiniones, sobre cada uno de los pasos, antes de avanzar al siguiente.
  •  Estimular las decisiones.
  •  No perder de vista el hecho de que la decisión es prerrogativa de las personas responsables de la dirección.

viernes, 13 de noviembre de 2009

EL INFORME

Titulo de la actividad: El Informe.
Objetivo: Conecer los criterios del informe.
Actividades: Leer el Texto e Investigar.

EL INFORME

Al finalizar la auditoría administrativa el auditor tiene que elaborar un informe, en el cual se plasme el objetivo de la auditoría, el alcance, la metodología que se aplicó, recursos empleados en el transcurso de la misa, los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones, propuesta y en su caso programa de implantación entre otros elementos.
La clasificación que propone el maestro Benjamín Franklin para el informe de auditoría es la siguiente:

General

El informe general incluye:
Responsable: Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe.
Introducción: Breve descripción de por qué surgió la necesidad de aplicar la auditoría, mecanismos de coordinación y participación empleados para su desarrollo, duración de la revisión, así como el propósito y explicación general de su contenido.
Antecedentes: Exposición histórica de la organización, es decir, los cambios, y sucesos de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en le decisión de llevar a cabo la auditoría.
Técnicas empleadas: Instrumentos y métodos utilizados para la obtención de resultados en función del objetivo.
Diagnóstico: Definición de las causas y consecuencias del estudio, mismas que justifican los cambios o modificaciones posibles.
Propuesta: Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, y resultados esperados.
Estrategia de implantación: Explicación de los pasos o etapas previstas para obtener y aplicar los resultados.
Seguimiento: Determinación de los mecanismos de información, control y evaluación, para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos.
Conclusiones y recomendaciones: Concentrado de los logros obtenidos, problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para la consecución real de las propuestas.
Apéndices o anexos: Gráficos, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo, que se consideren elementos auxiliares para la presentación y fundamentación del estudio.

Ejecutivo

El informe ejecutivo contiene:
Responsable: Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe.
Período de revisión: Tiempo que comprendió el examen.
Objetivos: Propósitos que se pretenden lograr con la auditoría.
Alcance: Profundidad con la que se examinó la organización.
Metodología: Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados con el fin de captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría.
Síntesis: Relación de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados.
Conclusiones: Concentrado de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de atracción.

Aspectos relevantes

Este rubro se incluye en el informe con el objeto de contemplar los aspectos que reflejan los obstáculos, deficiencias o desviaciones captadas durante la auditoría, así como la fundamentación de cada observación así como sus causas y efectos, consecuencias de las observaciones. Algunas de estas observaciones relevantes son: falta de concordancia entre misión, objetivos, metas, estrategias, políticas y programas en relación con las condiciones establecidas, y / o la inobservancia del marco normativo aplicable.

Seguimiento

Las observaciones que se producen como resultado de la auditoría deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino también a evitar su recurrencia, el seguimiento aporta elementos de crecimiento a la organización lo que hace posible:

  • Verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones, se lleven a la práctica en los términos y fechas establecidos conjuntamente con el responsable del área función, proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los resultados esperados.


  • Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones.


  • Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las recomendaciones, y al finalizar la revisión, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como estas se atendieron.

Lineamientos generales

A continuación se mencionarán los lineamientos que se seguirán en la implantación y seguimiento de las recomendaciones:

  • Definir las áreas en que se comprobará la implantación de los cambios propuestos por el auditor, tomando como referencia el informe de la auditoría y las sugerencias o comentarios del titular de la organización.


  • Considerar la participación de especialistas, cuando se estime que la aplicación de las recomendaciones así lo requiere.


  • Realizar, con la amplitud necesaria las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la adopción de las sugerencias del auditor.


  • Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de estas propuestas en los términos y fechas establecidos.


  • Brindar el apoyo a las áreas involucradas durante el proceso de seguimiento e instrumentación de tales recomendaciones.


  • Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas.

Acciones específicas

Para examinar el grado de avance en la puesta en práctica de los cambios sugeridos y sentar bases para una auditoría de seguimiento, se requiere que el auditor verifique como se efectúa, lo cual puede visualizar desde dos perspectivas: Las recomendaciones se han implantado conforme al programa y si tal implantación se ha realizado fuera de éste.

viernes, 6 de noviembre de 2009

EVALUACIÓN CUANTITATIVA

Titulo de la actividad: Evaluación cuantitativa.
Objetivo: Conecer los criterios a evaluar.
Actividades: Leer el Texto e Investigar.
Producto: Proponer una determinación de puntos entre los factores a evaluar para la aplicación de una auditoria en una Escuela y en un Hospital.
Fecha de entrega: Lunes 09 de Noviembre.

Evaluación cuantitativa

El auditor cuando diseña las entrevistas, los cuestionarios, las cédula o las listas de checado, que aplicará para levantar la información, predetermina indicadores que le permitan llevar a cabo una evaluación, ya no sólo cualitativa sino cuantitativamente. A continuación se explicará la ponderación de funciones, mediante la cual, tú como auditor podrás llevar a cabo la evaluación cuantitativa de las evidencias y hallazgos encontrados.

Ponderación de funciones
La ponderación de funciones es la asignación que se hace a cada una de ellas de un valor que técnicamente se conoce como peso, a fin de establecer su importancia relativa en su influencia en la eficiencia de la empresa.

No todas las funciones tienen la misma importancia en las empresas. La ponderación de funciones establece la relación existente y la importancia de cada una de ellas. Por lo anterior, entendemos como peso la importancia que una función tiene, en relación con las demás de la empresa, expresada en un porcentaje.

No se trata de establecer la importancia que en absoluto pueda tener cada función; sino la relación que guarde respecto a las demás, al ser comparadas con ellas. El peso o importancia que se asigne a una función sobre las demás, vale exclusivamente para una empresa y puede ser diferente en otras. Por ejemplo, la ponderación de funciones puede ser:
Ventas           40 %
Finanzas        25 %
Producción     20 %
Personal        15 %

Factores a evaluar

Dentro de cada función habrá diversos factores por evaluar, y para su determinación habrá que tomar en cuenta la naturaleza, importancia y condiciones de cada empresa. Así encontramos factores que apenas si tienen importancia en una función y que pueden ser preponderantes en otra. Algunos factores básicos a evaluar son:
1. Objetivos y planes
2. Políticas y prácticas
3. Estructura orgánica
4. Sistemas y procedimientos
5. Métodos de control
6. Medios de operación
7. Potencial humano y elementos físicos empleados

Determinación de puntos entre los factores a evaluar

Los pesos señalados para las funciones podrían servir directamente para medir la eficiencia de cada una de ellas. Pero con el objeto de dar mayor amplitud al juicio de los auditores administrativos y mayor flexibilidad a la auditoría, sugiero la utilización de puntos.

Entendemos por punto, una unidad sin valor y arbitrariamente escogida que sirve para medir con mayor precisión la importancia de los factores o categorías por evaluar, de cada función específica de la empresa.

Cuando decimos que un factor o categoría tiene más puntos que otro, queremos dar a entender que es más importante para la obtención de la eficiencia en su función y en qué proporción vale más.

La cantidad de puntos que se asigna a cada factor o categorías a evaluarse, y que corresponda a cada función, generalmente varía de una empresa a otra, ya que estos factores tienen una influencia diferente en cada empresa. Por ejemplo los puntos a evaluarse serían:

1. Ventas 40% de importancia (40x10)= 400 puntos
2. Finanzas 25 % de importancia (25x10) = 250 puntos
3. Producción 20% de importancia (20 x10) = 200 puntos
4. Personal 15 % de importancia (15 x 10) = 150 puntos

Determinación de grados

Los factores o categorías evaluar propuestos anteriormente corresponden a aspectos cualitativos y su representación numérica variará de acuerdo a una escala de valores, cuya validez irá de acuerdo con la investigación realizada y el criterio utilizado en la determinación de grados.

Entendemos por grado, cada uno de los números convencionales representativos de una escala de valores. Se puede aceptar que ciertos grados correspondan a un estado de eficiencia, y que los grados superiores corresponden a una elevada eficiencia en la forma de operar una función.

Con el fin de preparar la mecánica de los datos de la auditoría par cada una de las preguntas formuladas, se propone la escala siguiente:
APRECIACIÓN                         GRADOS DE CUMPLIMINETO
    Excelente                                       5 o 50                   90 a 100
    Buena                                            4 o 40                    80 a 89
    Regular                                          3 o 30                    60 a 79
    Deficiente                                       2 o 20                    40 a 59
    Mala                                              1 o 10                      0 a 39
El valor de cada grupo servirá para ponderar los puntos asignados a cada factor, según su realización más o menos mala o buena.