EJERCICIOS DE PERT

Titulo de la actividad: Ejercicios de Pert.

Objetivo: Aplicar los conocimientos sobre graficas de Pert.

Actividades: Leer el Texto e Investigar.

Producto: Desarrollo de los ejercicios.

Fecha de entrega: Miercoles 4 de Noviembre.

EJERCICIOS ADICIONALES

Como complemento a los ejemplos expuestos en los apuntes de la asignatura, se plantean a continuación 2 nuevos ejercicios de desarrollo de diagramas de PERT. Se puede utilizar la siguiente dirección para ampliar la explicación de los diagramas de PERT:

http://www.iusc.es/recursos/gesproy/textos/03.03.02.04.htm

Ejercicio 1

Una empresa automotriz desea implementar una nueva línea de montaje para su nuevo modelo de lujo, con el fin de disminuir ciertos costos innecesarios que se han estado incurriendo. Luego de realizar los análisis correspondientes, la empresa decidió proceder de la siguiente manera:

Se comenzará con la tarea A, la que durará 7 días. Luego de realizar esta actividad, seguirán las actividades B y D con 3 y 4 dias respecticamente. Por su parte, la tarea F (la que durará 48 horas) se iniciará una vez que se termine con la actividad C que dura 2 dias, para posteriormente seguir con la tarea H (cuya duración es de 24 horas) siempre y cuando se hayan terminado las tareas E que tarda 2 dias y F. Además, se comenzará con la tarea G cuya duracion es de 6 dias al mismo tiempo que empiece C, ocurriendo esto cuando termine la actividad D. Por otro lado, se iniciará la tarea I que tarda 5 dias luego que se termine con la actividad G. Por último, la tarea E tendrá que esperar el término de B para comenzar.

Los análisis realizados entregaron los siguientes tiempos de duración para cada tarea:

Actividad A= 7 días

Actividad B= 3 días

Actividad C= 2 días

Actividad D= 4 días

Actividad E= 2 días

Actividad F= 48 horas

Actividad G= 6 días

Actividad H= 24 dias

Actividad I= 5 días

Se pide:

(a) Construir un Diagrama Pert que muestre el análisis descrito.

(b) ¿Cuántos días durará el montaje del modelo de lujo como mínimo?

(c) ¿Cual es la ruta critica y cuantos dias dura?

Ejercicio 2

Un proceso productivo qu está compuesto por 11 actividades, A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, cuyas duraciones esperadas son respectivamente (expresados en semanas) 10, 3, 10, 5, 11, 2, 6, 11, 8, 4, 2, y entre las cuales existen las siguientes relaciones de precedencia inmediata:

Las actividades A, B y C pueden comenzar simultaneamente despues del tiempo de preparación del proyecto. La actividad D necesita para su realización que hayan sido terminadas las B y J. Solamente cuando haya finalizado la actividad A podrán dar comienzo las J y H. La actividad E comenzará una vez acabadas las B y J. La activiadad I necesita de H para su realización. Una vez terminada la activiadad C, podrá comenzar F. Para iniciar la actividad K es necesario acabar previamente las E, F y G. Las actividades G e I comenzarán una vez finalizada la D. La tarea G necesita de H para su realización.

Se pide:

(a) Construir un Diagrama Pert que muestre el análisis descrito.
(b) ¿Cuántos días durará el montaje del modelo de lujo como mínimo?
(c) ¿Cual es la ruta critica y cuantos dias dura?

OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Titulo de la actividad: Obtención de la información.
Objetivo: Identificar los medios para la recolección de información.
Actividades: Leer el Texto e Investigar.
Producto: Desarrollar un cuestionario de 15 reactivos para el área de Inventarios.
Fecha de entrega: Lunes 26 de octubre.

OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Una vez definido el objetivo, alcance, el tiempo, el presupuesto, y determinado el personal que llevará a cabo la auditoría administrativa, hemos terminado la etapa de planeación, y lo que prosigue es dar paso a la etapa de obtención de información, en esta etapa el auditor levantará información con el objeto de examinar y evaluar como se está aplicando el proceso administrativo, si se han alcanzado, como y en que medida los objetivos, las políticas, los diferentes procesos que se llevan a cabo en la empresa, entre otros detalles a estudiar.

La información que se levante, debe ser suficiente, confiable, válida y sistemática, de tal manera que le permita al auditor, llegar a conclusiones y elaborar recomendaciones con bases sólidas.

A continuación se explicarán las diferentes técnicas que el auditor puede aplicar en la obtención de información.

Entrevistas y cuestionarios

Las entrevistas y los cuestionarios son técnicas que nos permiten recopilar información de campo.

Entrevistas: Benjamín Franklin la define como: “consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información.”

Para ello el auditor elaborará una guía de entrevista, la cual contendrá preguntas básicas sobre la información que se desea obtener de determinada área u puesto de la empresa, la base del diseño de cada entrevista dependerá del objetivo que el auditor quiera alcanzar y la información que desea obtener.

Cuestionarios: Benjamín Franklin la define como: “se emplean para obtener información deseada en forma homogénea. Están constituidos por series de preguntas, escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos y temáticas”

Observación directa

El auditor al levantar la información debe tener especial cuidado en lo que se refiere a los hallazgos que puede recopilar a través de la observación. Estos datos los debemos sistematizar, es decir, registrar, si no pueden perder su validez, el registro de la observación lo podemos llevar a cabo, por ejemplo, en una auditoría de instalaciones por medio de lista de checado o check list, en donde escribiremos mediante una lista, el nombre de cada una de los elementos a auditar de las instalaciones de la empresa para ir “palomeando” el estado físico en que se encuentran las instalaciones.

También el auditor puede registrar las observaciones mediante unas tarjetas “cédulas”, en donde asientan las observaciones y hallazgos que va levantando.

Otras técnicas para obtener información

El auditor puede obtener información acerca de la empresa o área auditada mediante la utilización del intranet, ese sistema de información mediante la utilización de redes de web con que cuentan algunas empresas, donde el auditor puede acceder a información sobre: la operación de la empresa, capital mano, proveedores, clientes, acreedores, servicio al cliente, entre otros.

GRÁFICO DE GANTT

Titulo de la actividad: Diagramas de Gantt.
Objetivo: Identificar la forma de usar este tipo de graficas.
Actividades: Leer el Texto.
Producto: Investigar que son y cómo se utilizan las graficas de PERT.
Fecha de entrega: Lunes 19 de octubre.

Diagrama de Gantt:

Los cronogramas de barras o “gráficos de Gantt” fueron concebidos por el ingeniero norteamericano Henry L. Gantt, uno de los precursores de la ingeniería industrial contemporánea de Taylor. Gantt procuro resolver el problema de la programación de actividades, es decir, su distribución conforme a un calendario, de manera tal que se pudiese visualizar el periodo de duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y terminación e igualmente el tiempo total requerido para la ejecución de un trabajo. El instrumento que desarrolló permite también que se siga el curso de cada actividad, al proporcionar información del porcentaje ejecutado de cada una de ellas, así como el grado de adelanto o atraso con respecto al plazo previsto.

GRÁFICO DE GANTT

Este gráfico consiste simplemente en un sistema de coordenadas en que se indica:

En el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc.

En el eje Vertical: Las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hace corresponder una línea horizontal cuya longitud es proporcional a su duración en la cual la medición efectúa con relación a la escala definida en el eje horizontal conforme se ilustra.

Símbolos Convencionales: En la elaboración del gráfico de Gantt se acostumbra utilizar determinados símbolos, aunque pueden diseñarse muchos otros para atender las necesidades específicas del usuario. Los símbolos básicos son los siguientes:

• * Iniciación de una actividad.
• * Término de una actividad.
• * Línea fina que conecta las dos “L” invertidas. Indica la duración prevista de la actividad.
• * Línea gruesa. Indica la fracción ya realizada de la actividad, en términos de porcentaje. Debe trazarse debajo de la línea fina que representa el plazo previsto.
• * Plazo durante el cual no puede realizarse la actividad. Corresponde al tiempo improductivo puede anotarse encima del símbolo utilizando una abreviatura.
• * Indica la fecha en que se procedió a la última actualización del gráfico, es decir, en que se hizo la comparación entre las actividades previstas y las efectivamente realizadas.

Utilización:

El gráfico de Gantt se presta para la programación de actividades de la más grandes especie, desde la decoración de una casa hasta la construcción de una nave. Desde su creación ha sido un instrumento sumamente adaptable y de uso universal, dada su fácil construcción.

En el desarrollo de un proyecto es común que se disponga de recursos limitados para la ejecución de actividades. El gráfico de Gantt permite identificar la actividad en que se estará utilizando cada uno de los recursos y la duración de esa utilización, de tal modo que puedan evitarse periodos ociosos innecesarios y se dé también al administrador una visión completa de la utilización de los recursos que se encuentran bajo su supervisión.

Gráfico de Gantt para seguir la marcha de las actividades:

En este tipo de gráfico se usa el eje vertical para representar actividades, en tanto que los recursos aplicados a cada uno indican, por medio de claves, sobre la línea que representan la duración de la actividad. Consiste, por lo tanto, en una inversión del caso anterior. El eje horizontal permanece como registro de escala de tiempo.

Gráfico de Gantt para el control de la carga de trabajo:

Este gráfico es semejante al de la distribución de actividad que tiene por objeto proporcionar el administrador una posición de carga total de trabajo aplicada a cada recurso. Indica el periodo durante el cual el recurso estará disponible para el trabajo (representado por una línea fina) y la carga total de trabajo asignada a este recurso (representado por una línea gruesa).

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS GRÁFICOS DE GANTT.

La ventaja principal del gráfico de Gantt radica en que su trazado requiere un nivel mínimo de planificación, es decir, es necesario que haya un plan que ha de representarse en forma de gráfico. La técnica descrita  representa y al mismo tiempo ayuda a la elaboración del plan de trabajo.

Los gráficos de Gantt se revelan muy eficaces en las etapas iniciales de la planificación. Sin embargo, después de iniciada la ejecución de la actividad y cuando comienza a efectuarse modificaciones, el gráfico tiende a volverse confuso. Por eso se utiliza mucho la representación gráfica del plan, en tanto que los ajustes (replanificación) requieren por lo general de la formulación de un nuevo gráfico. Para superar esa deficiencia se crearon dispositivos mecánicos, tales como cuadros magnéticos, fichas, cuerdas, etc., que permite una mayor flexibilidad en las actualizaciones. Aún en términos de planificación, existe todavía una limitación bastante grande en lo que se refiere a la representación de planes de cierta complejidad. El Gráfico de Gantt no ofrece condiciones para el análisis de opciones, ni toma en cuenta factores como el costo.

Es fundamentalmente una técnica de pruebas y errores. No permite, tampoco, la visualización de la relación entre las actividades cuando el número de éstas es grande.

En resumen, para la planificación de actividades relativamente simples, el gráfico de Gantt representa un instrumento de bajo costo y extrema simplicidad en su utilización. Para proyectos complejos, sus limitaciones son bastantes serias, y fueron éstas las que llevaron a ensayos que dieron como resultado el desarrollo del CPM, el PERT y otras técnicas conexas. Estas técnicas introdujeron nuevos conceptos que, asociados más tarde a los de los gráficos de Gantt, dieron origen a las denominadas “redes-cronogramas”.

Ejemplo de una grafica de Gantt.

ENFOQUES DE AUTORES PRINCIPALES

Titulo de la actividad: Enfoque de Victor Rubio Raggazoni
Objetivo: Identificar las posturas tomadas por dicho autor.
Actividades: Leer el Texto.
Producto: Elaborar una breve critica en forma de ensayo sobre el Enfoque de cada uno de 3 Autores vistos hasta el momento.
Fecha de entrega: Lunes 12 de octubre.

Definición de la Auditoria Administrativa

La Función de auditoria consiste en realizar el análisis y dictamen de las actividades que lleva acabo una unidad administrativa para verificar que se ajusten los objetivos y políticas establecidas, así como para comprobar la utilización racional de los recursos técnicos, materiales y financieros y el aprovechamiento del personal en el desarrollo operacional, y evaluar las medidas de control que aseguran los resultados esperados.

Aportación

El autor aporta la parte táctica de la auditoría, porque su metodología, la detalla paso a paso, para que una persona que no tenga experiencia en realizarla tenga una guía práctica para llevar a cabo auditorias. Con su metodología puedes llevar a cabo la auditoría en cualquier organización. Para que mediante su análisis y dictamen verifique la efectividad con que se realizan las funciones de una empresa.

En su libro Guía práctica de auditoría administrativa, Victor Rubio Raggazoni establece la siguiente metodología:

Primera etapa

     1. Planeación

           Definición del estudio a desarrollar.

           Diagnóstico administrativo.

           Elaboración del programa de diagnóstico.

           Aprobación del programa.

           Desarrollo del diagnóstico.

     2. Definición del objetivo.

     3. Alcance específico de la auditoría.

     4. Determinación del personal necesario.

     5. Programación del tiempo estimado.

     6. Determinación de las técnicas y herramientas a utilizar.

     7. Aprobación del programa de auditoria.

Segunda etapa

     1. Examen

           Entrevista con los responsables.

           Aplicación de las técnicas de auditoria administrativa.

           Captación de la documentación necesaria.
           Revisión, complementación y depuración de la información
              captada.

           Captación de opiniones y sugerencias.

Tercera Etapa

     1. Evaluación

           Análisis y evaluación de la información captada.

           Jerarquización de observaciones

           Planteamientos de las recomendaciones.

           Discusión de las observaciones.

Cuarta Etapa

     1. Presentación

           Elaboración del informe final

           Presentación del informe final al director general y subdirector de
              auditoría.

           Presentación del informe final a los responsables de la unidad
              auditada.

EL ROL DEL AUDITOR

Titulo de la actividad: El rol del Auditor

Objetivo: Identificar las posturas a tomar por el auditor.

Actividades: Leer el Texto e investigar.

Producto: Elaborar una breve investigación sobre el auditor como analista, contralor y asesor.

Fecha de entrega Lunes 05 de octobre.

EL AUDITOR INTERNO COMO CONSULTOR

El análisis de los principios detrás de las prácticas de consultoría interna eficaces revelan una alineación entre las habilidades requeridas para ser un consultor competente y las requeridas para ser un auditor interno competente. Según Marcia Meislin, autora de El Consultor Interno: Recurriendo a la Experiencia Interior, el empleo de las habilidades y técnicas de consultoría pueden ayudar a los auditores internos a:

          • Reponerse de una “imposición” proveniente de la organización o supervisar las funciones de un verdadero asesor.

          • Establecer relaciones de cooperación.

          • Minimizar la resistencia y ampliar la gran influencia con sus clientes, colegas, jefes y empleados.

          • Reducir o eliminar el uso del “argot de auditoría”, escuchando a sus clientes hablar el lenguaje cotidiano de los negocios.

          • Identificar los tipos de conducta de los clientes para maximizar la comunicación y minimizar los conflictos y malentendidos.

          • Elaborar un plan para incrementar el valor real y percibido de la función que cumple una auditoría.

Por lo general, los auditores internos son expertos en cumplir los aspectos técnicos del planeamiento, el desempeño y el informar sobre el trabajo de auditoría. Sin embargo, algunas veces luchan con las habilidades relacionadas para lograr una comunicación efectiva con los clientes, lograr credibilidad y superar la resistencia. A pesar de que la auditoría interna es una disciplina relacionada con la consultoría, los auditores a menudo descuidan o no están familizarizados con las habilidades que los consultores podrían emplear para interactuar eficazmente con sus clientes y brindar los servicios que los clientes desean y merecen.